Ihr Terminkalender füllt sich. Und das Möbelprojekt, das vor ein paar Monaten noch nicht besonders dringend schien, steht immer noch auf Ihrer To-do-Liste.
Plötzlich ist eine Frist damit verbunden.
Die Anforderung hat sich nicht geändert. Aber Ihre Möglichkeiten könnten sich verringern.
Je näher der Liefertermin rückt, desto weniger Flexibilität steht Ihnen wahrscheinlich zur Verfügung. Bevorzugte Stoffe, Oberflächen oder Spezifikationen können längere Lieferzeiten haben. Möglicherweise müssen größere Materialmengen beschafft werden. Die Produktionspläne können enger gefasst sein. Und intern müssen noch Beschaffung, Budgets, Nachhaltigkeitsanforderungen und die Zustimmung der Stakeholder berücksichtigt werden.
Was wie ein Projekt mit ausreichend Zeit aussah, kann schnell zu einer hektischen Entscheidung werden „Welche Möglichkeiten gibt es, wenn ich es eher früher als später benötige?“ – und genau dann schleichen sich Kompromisse ein.
Nach mehr als 60 Jahren Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Hotels, Konferenzzentren und Veranstaltungsorten kennen wir diese Situation nur allzu gut. Burgess FurnitureUnd eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu vermeiden, ist gleichzeitig eine der am meisten übersehenen: das Gespräch früher zu beginnen.
Wie früh sollte man also mit der Planung eines Projekts zur Einrichtung eines Hotel- und Gastgewerbes beginnen?
Es gibt keine einheitliche Vorlaufzeit, die für jedes Projekt im Bereich der gewerblichen Möbelherstellung gilt.
Produktart, Bestellmenge, Spezifikation, Materialien, individuelle Anpassungen und Fertigungsanforderungen können die Projektdauer beeinflussen. Eine große Bestellung von Konferenzstühlen erfordert andere Überlegungen als neue Banketttische, eine mobile Tanzfläche oder Möbel für eine Komplettrenovierung.
Und die Möbel selbst sind nur ein Teil der Chronologie.
Veranstaltungsorte müssen außerdem Zeit für Produktbewertung, Muster, Angebote, interne Genehmigung durch die Beteiligten, Budgetplanung, Lieferantenprüfung, endgültige Spezifikation, Fertigung und natürlich Lieferung einplanen.
Deshalb ist es sinnvoll, vom Datum, an dem die Möbel aufgestellt sein müssen, rückwärts zu rechnen, anstatt vom Datum, an dem Sie mit der Suche beginnen möchten, vorwärts.
Je früher diese Gespräche beginnen, desto mehr Optionen stehen Ihnen wahrscheinlich zur Verfügung.
Mehr Zeit bedeutet mehr Auswahl
Gastronomiemöbel sollte keine Entscheidung von der Stange sein. wenn es bedeutet, Kompromisse bei dem einzugehen, was für Ihren Veranstaltungsort richtig ist.
Sitzmöbel benötigen unter Umständen einen bestimmten Stoff oder eine spezielle Oberfläche, die zum bestehenden Interieur passt. Tische müssen den Anforderungen eines multifunktionalen Raumes gerecht werden, insbesondere hinsichtlich ihrer Handhabung und Lagerung zwischen den Veranstaltungen. Andere Ausstattungsgegenstände müssen sich möglicherweise in bestehende Systeme integrieren lassen oder sehr spezifische betriebliche Anforderungen erfüllen.
Möglicherweise werden auch Hunderte identischer Teile benötigt.
Wenn ausreichend Zeit zur Verfügung steht, können diese Anforderungen eingehend geprüft werden. Muster können begutachtet, Oberflächen verglichen und Produkte bewertet werden. Die Betriebsteams können ihre Meinung einbringen. Verschiedene Konfigurationen können in Betracht gezogen werden, bevor die endgültige Spezifikation festgelegt wird.
Verkürzt man den Zeitrahmen, kann sich das Gespräch verändern.
Anstatt zu fragen „Was passt am besten zu unserem Veranstaltungsort?“Sie könnten sich fragen: „Was können wir rechtzeitig besorgen?“
Das ist ein wichtiger Unterschied.
Wenn Sie in gewerbliche Möbel investieren, die jahrelang Konferenzen, Bankette, Hochzeiten und Veranstaltungen bewähren müssen, sollte die Entscheidung darauf basieren, was für Ihren Veranstaltungsort am besten geeignet ist – und nicht einfach darauf, was ich kurzfristig besorgen kann.
Wie die Materialverfügbarkeit die Lieferzeiten für Hotelmöbel beeinflussen kann
Die Wahl eines Materials, Stoffes oder einer Oberflächenbehandlung bedeutet nicht zwangsläufig, dass für Ihr Projekt sofort ausreichende Mengen verfügbar sind.
Die Spezifikation eines Materials für eine kleine Anzahl von Möbeln ist eine Sache. Die Beschaffung ausreichender Mengen desselben Materials für Hunderte von Stühlen und Tischen oder ein größeres, die gesamte Location umfassendes Möbelprojekt kann etwas ganz anderes sein.
Bei größeren Aufträgen für Büromöbel kann es erforderlich sein, erhebliche Mengen an Stoffen, Laminaten, Hölzern, Metallen, Bauteilen und anderen Materialien zu beschaffen und zu koordinieren, bevor die Produktion beginnen kann. Konsistenz ist wichtig, daher sollten Sie nicht erst spät im Prozess feststellen, dass von einem bevorzugten Material oder einer gewünschten Oberfläche nicht genügend Material vorhanden ist, um die gesamte Spezifikation zu erfüllen.
Wenn etwas innerhalb des Projektzeitraums nicht in der benötigten Menge verfügbar ist, müssen Sie möglicherweise Entscheidungen treffen.
- Wartest du?
- Ein anderes Material wählen?
- Die Spezifikation ändern?
- Die Lieferung aufteilen?
- Oder das Programm ganz überdenken?
Nichts davon stellt unbedingt ein Problem dar, solange genügend Zeit zur Abwägung der Optionen vorhanden ist. Sie gewinnen jedoch deutlich an Bedeutung, wenn ein unumgängliches Ereignis oder ein Wiedereröffnungstermin näher rückt.
Durch den früheren Projektbeginn hat der Möbelhersteller mehr Möglichkeiten, potenzielle Verfügbarkeitsprobleme zu erkennen, die benötigten Materialien zu sichern und Alternativen zu besprechen, ohne das Gesamtprojekt zu gefährden.
Wie lange dauert die Beschaffung von Hotelmöbeln?
Die Fertigungsvorlaufzeit ist nur ein Teil des Zeitplans eines Möbelprojekts. Bevor die Ware die Fabrik erreicht, muss die Entscheidung selbst oft noch weitere Hürden überwinden.
Die Betriebsabteilung muss prüfen, ob die Möbel praktisch einsetzbar sind. Die Einkaufsabteilung muss den Lieferanten und die Geschäftsbedingungen prüfen. Die Finanzabteilung muss gegebenenfalls die Ausgaben genehmigen. Innenarchitekten oder Markenteams könnten in die Auswahl der Oberflächen und Spezifikationen einbezogen werden. Die Geschäftsleitung oder die Eigentümer müssen gegebenenfalls die endgültige Genehmigung erteilen.
Dann müssen möglicherweise Muster ausgewertet, Angebote verglichen, Mengen bestätigt und Spezifikationen genehmigt werden.
Selbst wenn alle einig sind, dass neue Möbel benötigt werden, ist der Transport von „Wir brauchen es.“ zu „Bestellung aufgeben“ kann länger dauern als erwartet.
Leider gibt es keine exakten Methoden, den gesamten Zeitrahmen zu messen. Manche Projekte verlaufen deutlich schneller. Andere können länger dauern, insbesondere bei größeren Mengen, individuellen Spezifikationen oder mehreren Beteiligten.
Entscheidend ist, dass die Produktion nicht erst beginnt, wenn jemand beschließt, neue Möbel zu benötigen. Sie beginnt erst, wenn alle für die Bestellung notwendigen Entscheidungen getroffen wurden.
Wenn man vom Datum, an dem man die Möbel benötigt, rückwärts plant, anstatt vom Datum, an dem man mit der Suche beginnt, vorwärts, kann man erkennen, wie wertvoll diese zusätzlichen Wochen oder Monate sein können.
Nachhaltigkeit kann dem Beschaffungsprozess eine weitere Dimension hinzufügen.
Ein weiterer Aspekt hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen.
Von wem kaufen Sie?
Für viele Hotelgruppen und größere Organisationen geht es bei der Auswahl eines Möbellieferanten mittlerweile um weit mehr als nur um den Vergleich von Produkten und Preisen.
Einkaufsteams müssen unter Umständen nachweisen, dass potenzielle Lieferanten die Umwelt-, Ethik- und Sozialstandards ihres Unternehmens erfüllen. Dies kann die Prüfung von Fragebögen, Dokumentationen, Richtlinien, Informationen zur Lieferkette und internen Sorgfaltsprüfungen vor der Lieferantenzulassung umfassen. Es ist ein wichtiger Prozess, der jedoch Zeit benötigt.
Burgess wurde unabhängig bewertet von Die Hospitality Alliance für verantwortungsvolle Beschaffung (HARP) und wurde für seine Nachhaltigkeitsleistung mit einer Silbermedaille ausgezeichnet.
Für Beschaffungsteams kann eine unabhängige Akkreditierung wertvolle Sicherheit bei der Bewertung potenzieller Lieferanten bieten und interne Sorgfaltsprüfungsprozesse unterstützen, indem sie anerkannte Nachweise für umweltbezogene, ethische, arbeitsrechtliche und nachhaltige Beschaffungspraktiken liefert.
Das kann einen erheblichen Zeitunterschied ausmachen, wenn eine Kaufentscheidung mehrere Hierarchieebenen einer Organisation durchlaufen muss.
Mit anderen Worten: Nachhaltigkeitsnachweise sollten nicht nur etwas sein, worüber ein Hersteller spricht. Sie sollten etwas sein, das ein Einkaufsteam tatsächlich nutzen kann.
Wie globale Lieferketten die Verfügbarkeit und die Kosten von Möbeln beeinflussen können
Selbst das am besten geplante Möbelprojekt ist in eine viel größere Lieferkette eingebunden.
Die Verfügbarkeit von Rohstoffen, Energie- und Produktionskosten, internationaler Transport, Schifffahrtsrouten, geopolitische Ereignisse und unerwartete Störungen können allesamt langfristige Folgen haben.
Störungen in der Stoffproduktion können sich auf Sitzmöbel auswirken. Veränderungen in der Verfügbarkeit von Holz oder Metall können Tische und Gestelle beeinflussen. Transportstörungen können die Lieferung von für die Produktion benötigten Bauteilen verzögern. Steigende Rohstoff-, Energie- oder Logistikkosten können den Preisdruck erhöhen.
Manchmal sind die Auswirkungen relativ gering. Manchmal betrifft es die Verfügbarkeit. Manchmal betrifft es Lieferzeiten oder Kosten. Und gelegentlich passieren mehrere Dinge gleichzeitig.
Kein Möbelhersteller kann garantieren, dass es nicht zu globalen Krisen kommt. Entscheidend ist, wie gut er darauf vorbereitet ist, wenn es soweit ist.
At BurgessWir haben jahrzehntelang enge Beziehungen zu akkreditierten und ethisch handelnden Lieferanten aufgebaut. Langjährige Partnerschaften mit unseren Lieferanten ermöglichen uns ein viel besseres Verständnis der Herkunft unserer Materialien und Komponenten und helfen uns, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
Das macht die Lieferkette zwar nicht immun gegen Störungen, aber wir sind dadurch besser gerüstet, diese zu bewältigen. Und wenn wir frühzeitig in ein Projekt eingebunden sind, haben wir natürlich mehr Möglichkeiten, Lösungen zu finden, bevor ein Problem zu einem Engpass wird.
Könnte das Aufschieben teurer werden?
Möglicherweise. Materialpreise können schwanken. Transportkosten können sich ändern. Die Verfügbarkeit kann sich verknappen. Bei besonders knappen Lieferterminen müssen gegebenenfalls alternative Lösungen in Betracht gezogen werden.
Die höheren Kosten sind jedoch nicht immer auf der Rechnung ersichtlich.
Ein Veranstaltungsort muss unter Umständen Kompromisse bei der bevorzugten Ausstattung eingehen, weil eine Alternative schneller verfügbar ist. Möbel oder Geräte müssen möglicherweise als Übergangslösung angemietet werden. Lieferung oder Installation müssen eventuell mit einem immer volleren Veranstaltungskalender abgestimmt werden. Oder das Betriebsteam übernimmt Möbel, die nicht ganz den ursprünglichen Vorstellungen entsprechen.
Hinzu kommt die langfristige Betrachtungsweise.
Die Wahl eines Tisches aufgrund seiner schnellen Verfügbarkeit bedeutet nicht zwangsläufig, dass er sich am besten handhaben, transportieren oder lagern lässt. Die Auswahl von Sitzmöbeln ohne ausreichende Prüfung von Komfort, Haltbarkeit oder Stapelbarkeit kann noch lange nach Ablauf der ursprünglichen Frist zu Problemen im Betrieb führen. Ein kurzfristiger Kompromiss kann sich zu einem langfristigen ausweiten..
Vorausschauende Planung dient nicht dazu, die genauen Kosten für Materialien, Transport oder Fertigung in einigen Monaten vorherzusagen. Vielmehr geht es darum, sich Optionen offen zu halten, falls sich die Umstände ändern.
Zeit schafft Flexibilität. Und Flexibilität kann im Beschaffungswesen von unschätzbarem Wert sein.
Nutzen Sie die zusätzliche Zeit, um darüber nachzudenken, was nach der Lieferung passiert.
Ein weiterer Vorteil eines frühen Starts: Man hat Zeit, bessere Fragen zu stellen.
- Was geschieht nach einer Veranstaltung mit den Möbeln?
- Wie häufig werden Stühle und Tische umgestellt?
- Wie schnell muss das Betriebsteam den Raum umbauen?
- Wie viel Speicherplatz steht zur Verfügung?
- Wie viele Stühle lassen sich sicher und praktikabel stapeln?
- Wie leicht lassen sich Tische zwischen Räumen transportieren?
- Können dieselben Möbel in verschiedenen Raumkonfigurationen verwendet werden?
- Können Sie bei Bedarf in Zukunft passende Möbel beschaffen, falls größere Mengen benötigt werden?
Das sind vielleicht nicht die Fragen, die einem als Erstes in den Sinn kommen, wenn man sich nach Möbeln umsieht. Doch im Laufe der Zeit können sie deutlich wichtiger werden, als es ihnen bei der ursprünglichen Kaufentscheidung schien.
Etwas mehr Zeit zu Beginn eines Projekts ermöglicht es den operativen Teams, sich in die Gespräche einzubringen und die Produkte anhand dessen zu bewerten, was tatsächlich im Veranstaltungsort geschieht.
Warte nicht, bis du es brauchst, um darüber nachzudenken.
Es wird immer wieder Möbelprojekte geben, die schnell umgesetzt werden müssen. Nach über 60 Jahren im Gastgewerbe haben wir damit sicherlich schon einige Erfahrung gesammelt.
Wenn aber der Termin bekannt ist und der Bedarf vorhersehbar ist, verschafft ein früherer Start allen mehr Spielraum.
Mehr Zeit zum Erkunden. Mehr Zeit zum Spezifizieren. Mehr Zeit, um Genehmigungen einzuholen. Mehr Zeit, um Materialien zu beschaffen. Und mehr Zeit, um mit dem Unerwarteten umzugehen.
Am wichtigsten ist jedoch, dass sich das Gespräch auf das konzentriert, was für Ihren Veranstaltungsort das Richtige ist, und nicht einfach auf das, was in der verbleibenden Zeit möglich ist.
Wenn also neue Konferenz-, Bankett- oder andere Veranstaltungsmöbel für Ihre Location geplant sind, ist der beste Zeitpunkt für das Gespräch vielleicht nicht erst dann, wenn Sie sie benötigen, sondern solange Sie noch Optionen haben.
Planen Sie ein Projekt für Hotelmöbel?
Sie müssen nicht jedes Detail entschieden haben, bevor Sie mit uns sprechen. Tatsächlich ist das oft der beste Zeitpunkt, um das Gespräch zu beginnen.
Wenn Sie neue Konferenzbestuhlung, Banketttischeden andere Hotelmöbel Sprechen Sie in den kommenden Monaten mit dem Burgess Besprechen Sie mit dem Team Ihre Anforderungen, Zeitvorgaben und operativen Prioritäten.
Mit mehr als 60 Jahren Erfahrung im Bereich Hotelmöbel können wir Ihnen helfen, die verfügbaren Optionen zu verstehen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und den richtigen Weg von der ersten Spezifikation bis zur Lieferung zu planen.
Beginnen Sie das Gespräch mit Burgess Furniture Solange Sie noch Optionen haben.